No es ningún secreto que los profesionales de TI están sometidos a una gran presión para ofrecer más valor a sus empresas. Somos responsables de mantener los sistemas de tecnología de la información de nuestra empresa en funcionamiento, lo que no es nada fácil. Y, dado que la inflación sigue aumentando y los costes del software se incrementan, el coste total de propiedad de las herramientas que utiliza una organización se convierte en un factor aún más relevante a la hora de tomar decisiones.
Por eso es importante poder responder a la pregunta «¿Pueden las TI ayudar a controlar y reducir los costes de prestación de servicios?» con un rotundo «sí».
Cualquier tecnología utilizada por una organización, en concreto las herramientas utilizadas para gestionar y operar la TI, tienen que ayudar en última instancia a reducir los costes. Para muchos, el coste total y el rendimiento de la inversión son los principales factores a la hora de realizar una compra. La solución de gestión de servicios no es diferente.
¿Qué es más importante: el TCO o el TCSD?
El Coste Total de Propiedad (TCO, en sus siglas en inglés) es el coste de mantenimiento de un activo durante toda su vida útil. Cuando se evalúa el TCO de una herramienta ITSM, hay que tener en cuenta todos los costes asociados a la implantación y el mantenimiento: costes de hardware, tasas de licencia de software, tasas de implantación, tasas de formación, tasas de mantenimiento continuo, etc.
El Coste Total de la Prestación de Servicios (en inglés TCSD ) es una métrica importante cuando se pasa de la gestión de la tecnología a la gestión de los servicios integrados. Es imperativo entender qué servicios se están maximizando y cuáles no. El coste de la TI en la sombra para su organización aumenta cada día, con cientos de aplicaciones no autorizadas que se utilizan para llevar a cabo el negocio, sin soporte ni cumpliendo las directrices de seguridad corporativas.
La organización de TI es el punto central en la creación, el desarrollo, el mantenimiento y la prestación de servicios habilitados por la tecnología. Por ello, es necesario dejar de pensar únicamente en términos de «coste total de propiedad» y centrarse en el «coste total de la prestación de servicios».
Mejores prácticas para calcular los verdaderos conste de prestación de servicios
El coste total de propiedad (TCO) es un cálculo más sencillo, que sólo requiere los datos basados en el gasto global, la duración del contrato, los costes de implantación, la formación, etc. Llegar al coste total de la prestación de servicios (TCSD) requiere más reflexión y análisis, y va más allá del TCO al incluir el impacto global en la organización de TI, sus usuarios y los distintos departamentos que utilizan las características y funciones ampliadas.
La solución de gestión de servicios es una herramienta indispensable para crear servicios de TI integrados y sin fisuras. La integración de servicios es un componente fundamental en el desarrollo de esos servicios. El seguimiento del ciclo de vida completo de un servicio individual, con sus costes de entrega asociados, se convierte en el elemento fundamental. Una vez sumados, tenemos una visión completa del coste total de prestación de TI. Pero, si el coste asociado a esta herramienta principal fluctúa con el tiempo, se crea una menor previsibilidad y se limita la capacidad de comprender y, lo que es más importante, de gestionar el coste total de la prestación de servicios.
Control y reducción de costes globales
Una vez que consideramos el coste de la prestación de un servicio, empezamos a trabajar con algo más que el coste de adquisición, integración y soporte de los servicios: empezamos a considerar el volumen de los servicios, la gestión de los proveedores, la facilidad de las funciones y la integración de los datos. Para gestionar eficazmente la tecnología, su organización de TI necesita comprender y predecir los costes tecnológicos. Esto va desde el análisis del presupuesto y las partidas presupuestarias hasta la gestión del ciclo de vida completo de los servicios, incluidos los costes de integración entre ellos.
La solución de gestión de servicios debe ayudar a controlar y reducir el coste global de la prestación de servicios. Entre las áreas importantes a tener en cuenta se encuentran:
- Los recursos necesarios (incluido el tiempo) para desplegar la propia solución de gestión de servicios
- Facilidad de uso para crear nuevos servicios o aplicaciones basadas en servicios
- Capacidades de autoservicio para sus usuarios, independientemente del dispositivo utilizado
- Capacidad para descubrir aplicaciones falsas o en la sombra dentro de su entorno
Coste Total de la Prestación de Servicios (TCSD)
Es importante reducir el coste de la prestación de servicios al tiempo que se refuerzan los controles para evitar costosas sorpresas en el servicio. Por ejemplo, la solución de EasyVista ayuda a reducir los costes acelerando la implementación de meses a semanas mediante el desarrollo de aplicaciones sin código, lo que requiere menos recursos de TI y servicios profesionales externos. Asimismo, gracias a ella, ayudamos a reducir el coste de las TI en la sombra, incluidas las suscripciones no autorizadas o fraudulentas a aplicaciones basadas en la nube.
Por Jose Manuel Sereno, Consultor Preventa de EasyVista España
